أدوات نظام إدارة المشاريع ومنهجيته

إذا كنت تود التعرف على نظام إدارة المشاريع فأنت في المكان الصحيح؛ لأننا نوضح إليك المفهوم لنظام إدارة المشروع، وأهم العناصر التي يترتب عليها تنفيذ المشروع وإدارته بصورة جيدة، وكذلك سنوضح إليك منهجية إدارة المشاريع، وأهم الأدوات التي يمكن الاعتماد عليها في إدارة المشاريع.

ماهي إدارة المشاريع

نظام إدارة المشاريع هو النظام الذي ينتج عنه تطبيق المعارف، ومختلف المهارات المطلوبة في المشروع، كما يعني الأدوات، ومختلف التقنيات التي يمكن استخدامها في إدارة المشروع لتحقيق المتطلبات الأساسية منه، والأهم أن المشروع يتم تسليمه في المرحلة المتفق عليها في حالة وجود بعض الإجراءات المشتركة في إدارة المشروع.

نظام إدارة المشاريع

يوجد بعض الإجراءات التي لها دور فعال في إدارة المشاريع، وتتمثل تلك الإجراءات كالآتي:

• التأسيس الجيد للمشروع، والبدء في تحديد الأهداف المتوقع تحقيقها في نهاية المشروع، واسم المشروع، ومختلف الإنجازات المراد تحقيقها، والنتائج المراد التوصل إليها في نهاية المشروع.
• التخطيط للمشروع بصورة تفصيلية، وتحديد تاريخ بدء المشروع، والأيام التي يستغرقها المشروع، وتحديد تاريخ نهاية المشروع، ووضع مختلف القوائم الخاصة بتنفيذ المشروع.
• التنفيذ للمراحل المختلفة في المشروع، والعمل على رصد مختلف المتغيرات في المشروع، والعوامل المختلفة التي ينتج عنها التحكم في المتغيرات.
• الرصد والمراقبة لمختلف خطوات المشروع.
• الإغلاق للمشروع بعد توثيق مختلف المراحل، والإنجازات المتعلقة بكل مرحلة من مراحل المشروع.

اقرأ ايضًا كيفية تطوير خطة إدارة المخاطر

عناصر إدارة المشاريع

هناك بعض العناصر التي تميز نظام إدارة المشاريع وتتمثل تلك العناصر كالآتي:

• الإطار الزمني للمشروع يعد أهم العناصر التي يجب توافرها في إدارة المشروع، وذلك لأنه يجب تحديد التاريخ لبدء المشروع، والزمن المحدد للقيام بالإنجازات المختلفة، وتاريخ انتهاء المشروع.
• التنسيق الجيد للأحداث، والعمل على ترتيب الخطوات التي ينتج عنها تنفيذ المشروع بنجاح في نهاية الأمر.
• العنصر الأساسي في إدارة المشروع يتمثل في وضع هدف محدد للوصول إليه في نهاية الأمر، أو العمل على وضع جدول زمني للأحداث.
• وضع العناصر، والخصائص المختلفة والفريدة من نوعها والتي تعتمد عليها الموارد الخاصة بالمشروع.

اقرأ ايضًا تطبيق نظم ادارة الجودة iso 9001 ومميزات نظام الجودة

أدوات إدارة المشاريع

تتمثل أدوات نظام إدارة المشاريع التي يجب توافرها لإدارة المشاريع بصورة ناجحة كالآتي:

• الاعتماد على أداة جانت لعرض العمل بصورة جيدة، وتعد هذه الطريقة أهم الطرق التي يجب الاستعانة بها للتخطيط الجيد، وعرض العمل بصورة كاملة.
• استخدام أداة هيكلية تنظيم العمل التي تساعد في ترتيب العمل، ويتم استخدامها في تقسيم المشروع إلى أقسام متعددة يسهل إدارتها.
• الخط الأساسي للمشروع يعتبر أفضل طريقة لعرض القيم المختلفة للمشروع>
• ويتضمن أهم الخطوط الأساسية لنطاق المشروع، والتكلفة، والجدول، والتقييم للزمن المحدد للمشروع.
• أنشطة بناء الفرق، والإدارة الجيدة للمشاريع، وتساعد هذه الطريقة في رفع معنويات، وتعزيز الإنتاجية للمشروع.
• خطة إدارة التواصل تمثل الخطة التي تساعد في التدفق المنتظم للمعلومات بصورة مناسبة، وتساهم في التعرف على كافة المستجدات في المشروع.

منهجية إدارة المشاريع

نظام إدارة المشاريع له بعض الخطوات التي يجب إتباعها لتباعها لإدارة المشاريع بصورة جيدة، وتتمثل أهم الخطوات المنهجية لإدارة المشروع عبر لوحة المعلومات كالآتي:

• التقييم الجيد للأهداف، ووضع مختلف التوقعات على اللوحة الخاصة بإدارة المشاريع.
• التحديد الجيد لأهم الأهداف التي يجب أن تكون ظاهرة على لوحة اتصالات المشروع، والطريقة المثالية لتحقيق تلك الأهداف.
• يجب التحقق من تحمل الاشخاص لمختلف مسؤولياتهم للقرارات التي تتعلق باللوحة الخاصة بالمعلومات.
• العمل على تعديل الأهداف، والإجراءات التي يجب القيام بها عبر لوحة المعلومات الخاصة بالمشروع، أو إلغاء بعض الإجراءات.
• والتحقق من مختلف المعلومات التي تم الإبلاغ عنها بخصوص المشروع، والتأكد من صحة تلك البيانات.